Besserer Service und geringere Kosten? Weniger Zeitaufwand und mehr Effizienz durch Vernetzung? Interviews mit Aareon-Kunden in Frankreich, den Niederlanden, Schweden und dem Vereinigten Königreich zeigen, wie groß der Mehrwert von innovativen ERP-Systemen in Verbindung mit integrierten digitalen Lösungen für den branchenspezifischen Geschäftsalltag sein kann. Denn so entsteht ein unternehmensindividuelles digitales Ökosystem, das die Marktteilnehmer vernetzt und die Zusammenarbeit auf ein neues Niveau hebt.
Die digitale Welt kann ein Dschungel sein. Gut, wenn man einen Guide hat, der einen zielsicher durch das dichte Buschwerk leitet – der weiß, wo sich Wasserstellen befinden und welche Pflanzen nicht nur gut aussehen, sondern tatsächlich auch bekömmlich sind. Zugegeben, das Bild mag ein wenig blumig sein, aber es illustriert eine Tatsache recht gut:
Unternehmen brauchen eine digitale Strategie – und zwar eine, die auf ihre speziellen Anforderungen abgestimmt ist. Denn nicht jedes System und nicht jede Lösung, mögen sie noch so attraktiv scheinen, erfüllen die eigenen Bedürfnisse.
Wer gerade in bewegten Zeiten wie diesen die Chancen der Digitalisierung voll nutzen möchte, der muss die eigenen Anforderungen und Ziele ganz genau kennen. So lässt sich eine IT-Infrastruktur aufbauen, die zur Unternehmensstrategie passt – ein individuelles digitales Ökosystem, das sich flexibel erweitern lässt. Neue Lösungen müssen hier integrierbar sein, damit ein optimales Zusammenspiel möglich ist. Wichtig dabei: Alle Prozessbeteiligten müssen durch neue digitale Lösungen einen klaren Mehrwert im Alltag erfahren. Welcher Mehrwert das ist, das kann variieren: Oft geht es vor allem um besseren Service, um effizientere Prozesse und Zeitersparnis, um Kostenreduzierung oder auch um neue Geschäftsmodelle.
Das wollten wir von vier Kunden der Aareon-Tochtergesellschaften in Frankreich, den Niederlanden, Schweden und dem Vereinigten Königreich wissen. Sie berichten in kurzen Steckbriefen von ihren Erfahrungen mit dem innovativen Portfolio des führenden Anbieters von ERP- und digitalen Lösungen der europäischen Immobilienbranche.
steht für Office Public de l'Habitat de l'Eurométropole de Strasbourg. Das Amt für öffentliches Wohnen der Eurometropole Straßburg verwaltet 20.000 Wohneinheiten, die auf etwa 20 Gemeinden im Großraum Straßburg verteilt sind.
Die Fragen beantwortet Isabelle David, Leiterin Informationssysteme bei OPHEA.
Wir stecken mitten in einem Transformationsprozess, der 2017 begonnen hat. Dabei verfolgen wir insbesondere drei Hauptziele: Wir möchten unsere Servicequalität verbessern, die Transformation unserer Geschäftsprozesse unterstützen und die Zusammenarbeit unserer Abteilungen optimieren.
Wir nutzen mehrere Lösungen, aber der wohl wichtigste Schritt für uns war die Implementierung einer BIM-Lösung. BIM steht für Building Information Modelling. Dank der digitalen Wissensdaten der Gebäude können wir unsere Anlagen effizienter bewirtschaften, weil sämtliche Informationen gebündelt vorliegen und jeder diese Informationen teilen und abrufen kann. Dies hilft uns natürlich auch dabei, den Zustand und die Entwicklung des Gebäudes besser zu überwachen, unsere Kosten für das technische Management und die Wartung zu senken und einen Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen. Außerdem arbeiten unsere Abteilungen nun deutlich enger zusammen. Wir nutzen zudem auch das Mieterportal von Aareon, um die Servicequalität für die Bewohner zu verbessern und die Kundenbeziehungen zu optimieren. Darüber hinaus setzen wir weitere Lösungen ein, etwa zur mobilen Inventarisierung von Einrichtungsgegenständen.
Sie steigern die Effizienz sowie die Servicequalität und reduzieren gleichzeitig den Zeitaufwand und die Kosten.
Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen hat sich dank der BIM-Lösung völlig verändert, die Bereiche sind viel enger verzahnt. Wir erleben hier eine echte Reorganisation unserer Abläufe. Durch die Vernetzung wird jeder Mitarbeiter zu einem wichtigen Akteur, kann Informationen und Know-how anbieten. Dieser Ansatz ist ein enormer Hebel für die Weiterentwicklung unserer Prozesse und der Fähigkeiten der Mitarbeiter.
Covid-19 hat natürlich großen Einfluss auf den Alltag eines jeden Einzelnen. Glücklicherweise aber haben wir unseren digitalen Wandel schon lange vor Corona gestartet, sodass wir auch im Homeoffice und unter erschwerten Bedingungen relativ reibungslos weiterarbeiten konnten.
Wir bei OPHEA möchten unsere digitale Transformation fortsetzen. Beispielsweise werden wir ein Extranet für Lieferanten einrichten, um den Austausch und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit unseren verschiedenen Dienstleistungsanbietern zu erleichtern. Und wir möchten weitere Prozesse automatisieren, etwa wenn es um Aufträge für routinemäßige Wartungsarbeiten geht.
ist eine Wohnungsbaugesellschaft mit mehr als 16.500 Einheiten in der Region Rotterdam, speziell in den Städten Hellevoetsluis, Maassluis und Spijkenisse.
Die Fragen beantworten Igor Zandee, Leiter der Informations- und Kommunikationstechnik (ICT), und Madelon Spee, Projektleiterin ERP-Einführung.
In den vergangenen Jahren haben wir eine stabile ICT-Landschaft geschaffen. Etwa 85 Prozent davon sind mit Aareon-Produkten erneuert und das IT-Management ist auf die Aareon Cloud Services übertragen worden. Wir möchten ein Smart Follower sein und weiterhin nur die Prozesse und Dienstleistungen digitalisieren, die für uns sinnvoll sind.
Wir verwenden das ERP-System Tobias AX ein und das Dokumentenmanagement-System ShareWorX, mit dem wir Dokumente und Dateien strukturiert speichern und verwalten können. Außerdem ermöglichen wir mit dem Fox-Portal und den dazugehörigen Apps Mietern, ihre Mietanliegen jederzeit bequem von zu Hause oder unterwegs zu regeln. Weitere Lösungen sind Plato, für die Planung unserer Wartungsbudgets, und Facilitor, für sämtliche Bereiche des Facility Managements. Dank ValidSign können wir rechtsgültige digitale Signaturen in unseren Prozessen einsetzen. Die digitalen Lösungen Marlin, NeMo und Mail to Pay stammen von Aareon-Partnern und sind ebenfalls bei uns implementiert – und sogar ein erster Software-Roboter zur Automatisierung von Prozessen.
Unsere Mieter erleben, dass unser Service Schritt für Schritt besser sowie digitaler – und damit zeitgemäßer – geworden ist. Die Verwaltung und der Austausch unserer Daten sind nun viel einfacher. Es gibt eine einzige Datenbank für alle. Ein Beispiel: Die Bauträgerabteilung gibt die Daten eines Neubaukomplexes ein. Die Vermietungsabteilung verwendet diese in Inseraten. Dadurch sind Mietinteressenten bestens über das Objekt informiert. Und der Mieter selbst erhält Zugang zum Kundenportal, in dem er etwa einen Reparaturantrag direkt stellen kann. So entsteht ein gutes Zusammenspiel von Prozessen und Abteilungen.
Gut! Wir haben zahlreiche Mitarbeiter an der Implementierung beteiligt, damit alle Abläufe in ihren Arbeitsalltag passen. Zuvor hatten wir unsere Organisation bereits stärker prozessorientiert ausgerichtet, sodass die eigentliche Veränderung schon hinter uns lag. Das neue System fördert jedoch noch mal mehr das prozessorientierte Denken.
Wir waren sechs Wochen live, als unsere Mitarbeiter ins Homeoffice mussten – das war daher kein Problem. Die rein virtuelle Systemschulung war aber herausfordernd – manchmal dauerte es etwas länger, bis sie den Dreh im Umgang mit der neuen Software heraushatten. Weiterentwicklungen wollen wir nun behutsam umsetzen, damit die Mitarbeiter nicht von neuen Funktionalitäten überfordert werden. Unsere digitale Strategie an sich hat sich aber nicht verändert, sie wurde durch die Covid-19-Pandemie vielmehr bestätigt.
Die technologische Entwicklung bietet Wohnungsunternehmen viele Chancen. Wichtig ist jedoch, nicht alles auf einmal anzugehen, sondern nach und nach auf ein solides Fundament aufzubauen. Dieses Fundament haben wir nun gelegt. Ein nächster Schritt ist, die Nutzung unserer Daten zu optimieren, etwa im Bereich vorausschauende Wartung. Und wir möchten mehr wiederkehrende Abläufe automatisieren. So können wir Zeit gewinnen, um für unsere Mieter maßgeschneiderte Lösungen zu erarbeiten.
ist eine öffentliche Wohnbaugesellschaft in der südschwedischen Stadt Nybro und verwaltet etwa 2.200 Wohnungen sowie die kommunalen Liegenschaften in Nybro.
Die Fragen beantwortet Magnus Thom,
IT-Koordinator bei Nybro Bostads AB.
Wir digitalisieren unser Tagesgeschäft in einer möglichst integrierten Umgebung.
Wir haben uns für die ERP-Lösung Incit Xpand inklusive Mieterportal, uPortal und Mobile Workspace für die Außendienstmitarbeiter entschieden. Mit dieser Kombination managen wir die Liegenschaften der Kommune sowie unsere eigenen. Sie bietet weitgehend das, was in der täglichen Arbeit in Richtung unserer Kunden benötigt wird – ohne dass wir zu viele externe Systeme integrieren müssen. Die Weblösung uPortal beinhaltet zahlreiche smarte Self-Service-Angebote für Mieter, die rund um die Uhr beispielsweise ihren Energieverbrauch überprüfen oder Störungsmeldungen durchgeben können.
Sie erleichtern und vereinfachen die tägliche Arbeit. Ein gutes Beispiel dafür ist die Veröffentlichung von leer stehenden Wohnungen im Mieterportal. Unsere Mitarbeiter können den gesamten Workflow von der Kündigung bis zur Neuvermietung problemlos in ein und demselben System abwickeln.
Die Digitalisierung kann zur Verunsicherung führen, insbesondere für Kollegen, die viele Jahre mit Papier und Stift gearbeitet haben. Viele fürchten etwa, dass sich aufgrund von Protokollen und Dokumentationen der Aufwand erhöht. Haben sich neue Methoden aber erst einmal etabliert, schätzen sie die Vorteile kontrollierter digitaler Vorgänge sehr – denn sie kommen einfach schneller voran.
Wir versuchen, noch intensiver als sonst, Kundenkontakte digital zu steuern.
Unsere größte Herausforderung ist, dass mit der Digitalisierung von Services auch die Anzahl von Systemen wächst. Anbieter müssen ihre Systeme stärker auf Integration ausrichten und bei neuen APIs (Programmierschnittstellen) und Lösungen auf dem aktuellen Stand sein. Eine andere Herausforderung ist die Akzeptanz von digitaler Kommunikation auf Kundenseite – denn viele wünschen sich persönlichen Austausch. Wir sind jedoch optimistisch, dass wir unsere Kunden schnell von den Vorteilen überzeugen können.
besitzt und verwaltet 45.000 Wohnungen sowie weitere Unterkünfte für Studenten und Menschen in systemrelevanten Berufen im Südosten des Vereinigten Königreichs, den Midlands und in London.
Die Fragen beantwortet Robert Stewart, Leiter Design & Entwicklung, Abteilung Technologie bei Optivo.
Sie orientiert sich an unserer Unternehmensstrategie „Co-Creating the Future". Das bedeutet, dass wir gemeinsam mit Bewohnern und anderen Dienstleistungsunternehmen Services entwickeln, die wirklich gebraucht werden. Wir möchten zudem Prozesse integriert und effizient gestalten und mehr Vorgänge automatisieren, damit unsere Mitarbeiter und Dienstleister ihre Zeit und ihr Know-how zielgerichtet einsetzen können. Strategisch wichtige Themen werden auch das Internet der Dinge (IoT) und Big-Data-Anwendungen sein.
Wir nutzen seit 2013 die mobile Plattform 1st Touch Mobile von Aareon, seit 2014 mit Unternehmenslizenz. Mit dieser Lösung können wir sehr flexibel unsere Prozesse verwalten. Als wir unsere ersten beiden Apps entwickelt haben, haben uns die Mitarbeiter von Aareon zudem sehr mit ihrer Expertise unterstützt. Dank einer Schulung entwickeln wir jetzt fast alles selbst.
1st Touch Mobile ist eine leistungsstarke Plattform für mobiles Arbeiten und ermöglicht uns, zentrale Systeme, wie unsere Verwaltungs- und CRM-Systeme, vollständig zu integrieren, um einen schnelleren, effizienteren und besseren Service zu bieten. Ein Beispiel: Dank einer Suchfunktion können Außendienstmitarbeiter, die etwas Leerlauf haben, mobil nach offenen Aufgaben suchen. Da sämtliche Informationen im System gebündelt werden, müssen sie nicht ins Büro zurückkehren, sondern können die Vorgänge direkt bearbeiten.
Sehr gut! Sie sind bei uns zu etablierten Tools geworden, weil sie unsere Arbeitsabläufe klar verbessern und zu unserer Kultur passen.
Im Grunde nicht allzu stark. Bedingt durch die Covid-19-Pandemie und den Lockdown konnten wir zeigen, dass wir auch digital exzellenten Service bieten können. Wir konnten die Lösungen von Aareon natürlich auch im Homeoffice nutzen und somit fortlaufend neue Versionen des bestehenden Portfolios und neue Apps entwickeln. Auffällig ist, dass viele Mitarbeiter 1st Touch Mobile im Homeoffice bevorzugen, obwohl alle zentralen Systeme über unseren Remote Desktop verfügbar sind. Das liegt vermutlich daran, dass die Prozesse und die integrierten Arbeitsschritte den Kollegen vertraut sind und ihre Arbeit erleichtern.
Da könnte man zahlreiche Themen nennen. Wir bei Optivo werden sicherlich den Bereich Self-Service erweitern und uns mehr mit IoT- und vorausschauenden Analysen beschäftigen, um unseren Service zu optimieren. Außerdem haben wir das Thema Automatisierung auf der Agenda: Wir implementieren aktiv Robotic Process Automation, um unsere Mitarbeiter von wiederkehrenden Routineaufgaben zu entlasten. Und wir werden 2021 erstmals Chatbots einsetzen, um etwa Kunden zu informieren und Formulare auszufüllen.
Wie Aareon europaweit für eine innovationsfördernde Umgebung sorgt
Wie sieht es aus – das ERP-System der Zukunft?
Mehr Komfort und besserer Service bei gleichzeitig weniger Kosten und geringerem Zeitaufwand